Quelle est la différence entre un devis et une facture?

Après avoir lancé votre entreprise, vous vous retrouverez à créer de multiples devis et factures. Ce sont les principaux documents dans toute relation commerciale.

Cependant, il est courant pour les nouveaux entrepreneurs de mélanger devis et factures. Explorez notre guide exhaustif sur les différences entre un devis et une facture pour améliorer votre gestion quotidienne en tant qu'entrepreneur.

Ces différences sont importantes car elles ont des implications juridiques et comptables.

Qu'est-ce qu'un devis?

Un devis, document permettant de définir les conditions et le coût des prestations, joue un rôle crucial dans l'accord entre vendeur et acheteur. C'est un document légal qui engage le vendeur à fournir un service ou un produit à un prix donné.

Il informe sur les aspects de la transaction tels que le prix, les quantités unitaires, les délais et les modalités de paiement. Ce document est obligatoire pour certaines catégories professionnelles et pour les transactions excédant 1 500 €, mais il ne l'est pas systématiquement pour les montants inférieurs. En termes de valeur juridique, le devis, une fois signé par le client, devient contractuel, engageant ce dernier à payer la prestation une fois réalisée. Un devis signé peut également servir de preuve en cas de litige.

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Qu'est-ce qu'une facture?

Une facture est un document essentiel qui précise les détails d'une transaction commerciale, notamment la nature et la quantité des biens ou services échangés, ainsi que les conditions de cette transaction. Elle revêt un caractère commercial, comptable et juridique.

Seules les entités juridiques telles que les sociétés, les associations ou les micro-entreprises sont habilitées à émettre des factures. La facturation est une étape obligatoire pour toute transaction commerciale impliquant la vente de marchandises ou la fourniture de services dans un cadre professionnel. Il existe diverses formes de factures, chacune répondant à des besoins spécifiques :

• Facture pro-forma: Il s'agit d'une facture temporaire, généralement émise à la demande du client pour évaluer le coût d'une transaction. Elle n'a pas de valeur juridique ou comptable.
• Facture d'acompte: Cette facture est émise lorsqu'un paiement partiel est effectué avant le début de l'exécution d'un contrat.
• Facture de situation: Connu aussi sous le nom de facture d'avancement, ce type de facture est émis progressivement en fonction de l'avancement des travaux ou de la prestation.
• Facture d'avoir: Elle est utilisée pour corriger ou annuler une facture précédente, en cas d'erreur, de remboursement, ou d'annulation d'une vente.

Différences entre un devis et une facture

Le devis offre à l'acheteur une estimation claire du coût des prestations sollicitées. Ensuite, une fois ces prestations réalisées, la facture est émise pour en réclamer le paiement.

Utilité du document

Le tableau suivant offre un aperçu comparatif des aspects clés de ces deux documents, notamment en termes de timing d'envoi, de possibilité de modification, d'engagement du client, de la nature du document, et de la durée de validité ou de son impact sur le délai de paiement.

Mentions légales

La différence entre un devis et une facture réside également dans les mentions obligatoires.

L'image ci-dessous reprend les différentes mentions obligatoires pour un devis et une facture.

Les mentions légales obligatoires communes pour une facture et un devis sont les suivantes:

• Identification de l'émetteur: Le nom ou la raison sociale, l'adresse de l'émetteur (entreprise ou auto-entrepreneur), et souvent son numéro SIREN/SIRET.
• Identification du client: Le nom et l'adresse du client.
• Date: La date de création du document (date du devis ou de la facture).
• Détail des prestations: Description détaillée des produits ou services fournis, incluant la quantité et le prix unitaire.
• Prix Total: Le prix total HT (Hors Taxes) et TTC (Toutes Taxes Comprises), ainsi que le taux de TVA applicable.
• Numérotation: Un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue sans rupture.
• Conditions de paiement: Les modalités de paiement, les délais de paiement, et les pénalités en cas de retard.
• Références aux conditions générales de vente (CGV): Si elles existent, les CGV doivent être mentionnées ou jointes.

Ce qu'il faut ajouter au devis:

• Mention "Devis": Le mot "Devis" doit clairement apparaître sur le document pour le distinguer d’une facture.
• Validité de l'offre: La durée de validité de l'offre doit être mentionnée. Cela indique combien de temps le devis reste valide et accepté par le prestataire.
• Signature du client: Pour certains types de travaux ou de prestations, notamment dans le bâtiment, le devis doit être signé par le client avec la mention "Bon pour accord" pour qu’il soit considéré comme un contrat engageant les deux parties.
• Détail des garanties: Si des garanties spécifiques s'appliquent aux produits ou services proposés, elles doivent être détaillées dans le devis.

Ce qu'il faut ajouter à la facture:

• Mention "Facture": Le document doit être clairement identifié comme une facture.
• Mode de paiement: Les modalités de paiement acceptées ou utilisées (chèque, virement, carte bancaire, etc.).
• Pénalités de retard: Les éventuelles pénalités en cas de retard de paiement.

Différence comptable entre un devis et une facture

En termes de comptabilité, les différences entre un devis et une facture sont aussi au niveau comptable. Ces documents ont des fonctions et des implications différentes, tant en France qu'en Belgique. Voici les principales différences: